Privacyverklaring
1. Wie zijn wij
Vlot Ontruimen, handelsnaam van StudentTopper (vennootschap onder firma), gevestigd aan Spaceshuttle 8G, 3824 ML Amersfoort (KvK: 84576995), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt en zien het als onze verantwoordelijkheid uw privacy te beschermen. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen als u onze website gebruikt of een opdracht bij ons plaatst, waarom wij dat doen en hoe lang wij de gegevens bewaren.
Deze verklaring geldt alleen voor de diensten en de website van Vlot Ontruimen. Voor het privacybeleid van andere websites waarnaar wij verwijzen zijn wij niet verantwoordelijk.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
- Gegevens over uw opdracht: het adres en de bereikbaarheid van de Ontruimingslocatie, gegevens over de Inboedel, sleutels of toegangscodes, gemaakte afspraken en de inhoud van offertes en overeenkomsten.
- Bedrijfsgegevens van zakelijke klanten: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en contactpersoon.
- Betaal- en factuurgegevens: factuuradres, bankrekeningnummer en betalingsgegevens.
- Communicatie: berichten die u ons stuurt per e-mail, telefoon, WhatsApp of contactformulier.
- Foto’s van de Ontruimingslocatie voor en na de werkzaamheden.
- Documenten met persoonsgegevens die wij tijdens een ontruiming aantreffen, zoals post of administratie (zie artikel 5).
- Websitegegevens: uw IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s en gegevens uit cookies (zie artikel 7).
Bijzondere persoonsgegevens. Wij vragen niet actief naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Deelt u dit toch met ons, bijvoorbeeld omdat de ontruiming volgt op een overlijden of een opname in een zorginstelling, dan gebruiken wij die informatie alleen voor zover nodig voor de uitvoering van de opdracht en behandelen wij haar zeer vertrouwelijk.
Minderjarigen. Onze diensten zijn niet gericht op minderjarigen. Wij verwerken alleen gegevens van personen onder de 16 jaar als een ouder of voogd de opdracht namens hen geeft.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en hoe lang bewaren wij ze
Wij gebruiken uw gegevens alleen voor de doeleinden die hieronder staan en niet voor andere doeleinden, tenzij wij daarvoor eerst uw toestemming hebben gevraagd. Wij combineren uw gegevens niet met andere persoonsgegevens waarover wij beschikken voor andere doelen.
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Offertes opstellen, opdracht plannen en uitvoeren, opleveren | Contact-, opdracht- en locatiegegevens, sleutels | Uitvoering van de overeenkomst | Tot 2 jaar na oplevering |
| Facturen opstellen, betalingen verwerken, administratie | Contact-, bedrijfs-, factuur- en betaalgegevens | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) | 7 jaar |
| Vragen en offerteaanvragen beantwoorden | Contactgegevens en berichten | Uitvoering van de overeenkomst (voorbereiding) en gerechtvaardigd belang | 12 maanden na het laatste contact, als er geen opdracht volgt |
| Foto’s maken ter documentatie van de uitvoering | Foto’s van de Ontruimingslocatie | Gerechtvaardigd belang (aantonen van de uitvoering en afhandelen van geschillen) | Tot 2 jaar na oplevering |
| Foto’s publiceren op onze website of social media | Foto’s zonder herleidbare persoonsgegevens | Uw toestemming | Tot u uw toestemming intrekt |
| Klachten en geschillen afhandelen | Contact-, opdracht- en communicatiegegevens | Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting | Tot 2 jaar na afhandeling |
| Website analyseren, verbeteren en beveiligen | Websitegegevens en cookies | Uw toestemming (analytische cookies) en gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Volgens de cookietermijn, maximaal 12 maanden |
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en passen geen profilering toe.
4. Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de opdracht of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn:
- Medewerkers, onderaannemers en zelfstandige opdrachtnemers die wij inschakelen voor een klus ontvangen alleen de gegevens die zij nodig hebben, zoals het adres, de tijden en de aard van de klus. Zij zijn verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
- Verwerkers: partijen die namens ons gegevens verwerken, zoals aanbieders van hosting, e-mail, boekhoud- en administratiesoftware en betaaldiensten. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
- Overheid en andere instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld de Belastingdienst, of bij een vermoeden van een strafbaar feit.
Kringloopbedrijven, goede doelen en afvalverwerkers ontvangen alleen zaken, geen persoonsgegevens.
Uw gegevens worden opgeslagen op onze eigen beveiligde systemen of op die van de hierboven genoemde verwerkers, bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Worden gegevens buiten de EER verwerkt, dan zorgen wij voor passende waarborgen.
5. Foto’s en documenten op de Ontruimingslocatie
Tijdens een ontruiming kunnen wij documenten met persoonsgegevens aantreffen, zoals post, contracten of administratie. Wij lezen deze alleen voor zover dat nodig is om te bepalen wat ermee moet gebeuren en behandelen ze vertrouwelijk. Documenten die u wilt behouden, geven wij aan u terug. Overige documenten met persoonsgegevens vernietigen wij op verantwoorde wijze.
Foto’s die wij ter documentatie maken, gebruiken wij alleen voor de uitvoering van de opdracht en het afhandelen van eventuele klachten. Publicatie daarvan gebeurt alleen met uw toestemming en zonder herleidbare persoonsgegevens.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Zo hebben alleen medewerkers en ingeschakelde personen die dat nodig hebben toegang tot uw gegevens, gebruiken wij beveiligde systemen en wachtwoorden en zijn onze verbindingen versleuteld. Sleutels en toegangscodes bewaren wij zorgvuldig en geven wij na afronding van de opdracht aan u terug. Vermoedt u misbruik of een datalek, neem dan direct contact met ons op via info@vlotontruimen.nl.
7. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies (kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst) en vergelijkbare technieken. Wij gebruiken:
- Functionele cookies: deze zijn nodig om de website goed te laten werken. Hiervoor is geen toestemming nodig.
- Analytische cookies: hiermee zien wij hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij de website en onze diensten kunnen verbeteren. Wij plaatsen deze alleen met uw toestemming, tenzij zij zo privacyvriendelijk zijn ingesteld dat zij geen inbreuk maken op uw privacy.
- Marketingcookies: hiermee kunnen advertenties worden afgestemd op uw interesses. Wij plaatsen deze alleen met uw toestemming.
Op dit moment plaatst onze website geen analytische cookies en geen marketingcookies. Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Cloudflare Web Analytics; dat werkt zonder cookies en zonder u over andere websites te volgen. Gaan wij dat wel doen, dan vragen wij eerst uw toestemming en passen wij deze verklaring aan.
Cookies uitzetten. De meeste browsers accepteren cookies standaard, maar u kunt uw browser zo instellen dat alle cookies worden geweigerd of dat u een melding krijgt wanneer een cookie wordt geplaatst. Sommige functies en diensten, op onze en andere websites, werken mogelijk niet goed als cookies zijn uitgeschakeld.
8. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te wissen, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
- Beperking: u kunt ons vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen een verwerking die wij baseren op ons gerechtvaardigd belang.
- Overdraagbaarheid: u kunt vragen uw gegevens in een gangbaar formaat aan u of aan een andere partij over te dragen.
- Intrekken van toestemming: heeft u ons toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.
U kunt uw verzoek indienen via info@vlotontruimen.nl. Om misbruik te voorkomen vragen wij u om zich te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand. Als uw verzoek complex is of wij veel verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen een maand weten.
9. Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@vlotontruimen.nl; wij lossen het graag samen met u op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Wijzigingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden van onze website en diensten. Aanpassingen daarvan kunnen leiden tot wijzigingen in deze verklaring. De meest actuele versie staat op onze website, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Wij raden u aan de verklaring regelmatig te raadplegen.
11. Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij uw gegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:
Vlot Ontruimen
Spaceshuttle 8G, 3824 ML Amersfoort
E-mail: info@vlotontruimen.nl
Telefoon: 085 212 9667